Det gode event

Skal du i gang med at arrangere en event? Så læs med her og få input til at arrangere dit næste arrangement!

Jeg har gennem tiden været med til at arrangere mange events. Og jeg har tit prøvet at få den rigtig gode ide, når arrangementet var i gang. For der er altid noget man kan gøre bedre.

Planlægning

Som med alt andet er det vigtigste planlægningen. Den del er jeg selv dårlig til og bruger ofte for lidt tid på. Men det er netop her man kan hente mange af de billige point.

Program

Når man planlægger et arrangement er der ofte en tendens til at være for ambitiøs. Mange vil nå for meget og presser punkter ind i programmet. Husk der skal også være tid til at skifte indlægsholdere og evt. spørgsmål.

Det praktiske

Man kan nemt komme til at savne hænder i forbindelse med selve arrangementet. Så overvej at fordele roller inden arrangementet løber af stablen. Man glemmer ofte at tænke på mandskab til

  • Modtagelse/vejvisere
  • Garderobe
  • Udlevering af navneskilte
  • Håndtering af indlægsholdere

Stil krav til lejet lokale

Skal du ud i byen og leje et lokale er der mange ting at tænke på. Du kan vælge at gøre som I plejer – eller måske er der brug for nytænkning til netop dette arrangement. Jeg har set mange forskellige lokaler anvendt. Fra en fly-hangar til en koncertsal. Fra de helt normale mødelokaler til et gårdmiljø. Der skal være plads til at tænke kreativt – men det skal også virke. Tænk på hvordan lyden er og om det er muligt at bruge de gængse visuelle præsentationsredskaber.

Her er et par andre råd når du skal leje lokale:

checklist-foredragsportalenTjek lokalet før arrangementet. Har oplevet arrangører, der ikke havde set lokalet før afholdelse af arrangementet og som blev overraskede.

Kan alle se lærredet og foredragsholder?

Hvordan er lydforholdene? Skal der arrangeres lydanlæg? Er der støjende udsugning?

Hvordan er logistikken – placering af garderobe, toiletter og evt. forplejning?

Kan man komme til at parkere?

Er der plads til at I opstiller markedsføringsmateriale? Roll-ups kan vise vejen til lokalet og måske også reklamere over for andre gæster på eventstedet.

Overvej om den anbefalede opstilling nu også passer til jer? I betaler gildet og kan derfor også stille krav til udlejer!

Tjek at lyd- og evt. fremvisningsudstyr virker. Tjek også hvilke stik de kræver – måske skal du have fat i en adapter?

Husk også på, at det er lettere at stille krav inden aftalen er indgået.

Billetter og tilmelding

billetto-logo-foredragsportalenVil du sælge billetter eller blot holde styr på tilmeldingerne kan Billetto anbefales. Her kan du oprette dit event og tilbyde et antal billetter. Er der tale om et gratis arrangement koster det ikke noget at bruge Billetto.

Du får en registrering af tilmeldingerne og kan følge med i antallet. Deltagerne får en professionel behandling og smertefri tilmelding.

Det er også muligt at sælge billetter, men der pålægges et gebyr. Se mere på billetto.dk

Udlevering af materiale

Skal deltagerne have noget med hjem? Det lyder som en god idé, men pas på.

Jeg har ofte oplevet at deltagere diskret har “glemt” udleveret materiale. Det er ikke alle, der er interesserede i en brochure om produkter eller jer.

Til gengæld kan man komme langt med en nyttig gimmick.

Afholdelse af arrangementet

På selve dagen for arrangementet er der mange bolde i luften og meget at holde styr på. Et par af de vigtige er:

Er der styr på teknikken?

Virker evt. mikrofoner og er der nok? Husk de er ofte batteridrevne og det er en god ide at sikre, at der er reservebatterier.

Virker projektor og er den skarp? Hvordan vises foredragsholders plancher – har han selv computer med eller medbringes et USB?

Hvordan er temperaturen i lokalet? Husk at mange mennesker øger temperaturen – hvordan reguleres det i løbet af arrangementet?

Er der en til at tage sig af foredragsholder(e)?

Lige før man går i gang, bliver mange lidt nervøse. Det kan også gælde jeres foredragsholdere – de er jo også bare mennesker. Så måske er det en god ide med en person, der er dedikeret til at hjælpe foredragsholderen/foredragsholderne ved ankomsten?

Måske skal der overføre filer, sættes en computer til projektor, instrueres i lydudstyr eller tjekke andre krævede remedier? Sæt en ansvarlig på så skal du ikke tænke mere over det.

Reserver pladser til værter

Arrangerer du et møde for dine kunder er dette en typisk fejl: Mens gæsterne ankommer har du og dine kolleger travlt med at tage i mod og tale med kunder. Det er fornuftigt og virker seriøst. Men samtidig får kunderne sig placeret og det betyder ofte at dig og dine kolleger kommer til at sidde i en klump.

reserveret-foredragsportalen

Det gør det sværere for jer at mingle med kunderne.

Tænk forud og reserver pladser til jer, så I bliver blandet med kunderne.

Overhold tider

Jeg oplever igen og igen en irriterende fejl, når jeg deltager i arrangementer. En fejl, der straffer nogle af deltagerne og forkæler andre.

For når man vælger at ”vente på de sidste” straffer man, den del af deltagerne, der har valgt at komme til tiden.

En anden ulempe er at man også risikerer at presse programmet. For selv om man næsten ALTID starter senere glemmer de fleste at beregne lidt ekstra tid.

Arranger evt. at en er ”skolelæreren” der hjælper med at overholde tider. Det kan med fordel være en anden end ordstyreren – for hun/han har ofte meget andet i hovedet.

Ordstyrer/Velkomst

De fleste værdsætter når man styres igennem et arrangement. Det er rart med en, der kan holde den røde tråd og sikre at tiderne overholdes.

Ofte er det chefens opgave men måske skulle man tænke anderledes? Enten en anden i virksomheden, som har ordet i sin magt, eller måske endda en professionel ordstyrer eller konferencier?

Er der tale om et arrangement for kunder bør velkomsten også overvejes nøje. Ofte har jeg oplevet en lang og teknisk forklaring om virksomheden eller dens produkter, der ikke nødvendigvis hang sammen med aftenens emne. Det er ikke i denne velkomst i får nye kunder! Gør det kort og præcist – og præsenter evt. nogle medarbejdere, så man kan henvende sig til dem.

Dialog/spørgerunde

En spørgerunde kan til tider lidt være som en byld. I starten sker der ikke noget, men når der først er hul vælter det frem (har jeg hørt).

Derfor er det vigtigt at overveje, hvordan I sikrer ”hul på bylden”. Måske man med fordel kan forberede nogle relevante spørgsmål?

Og lad nu være med at forestille dig at du kan finde på de geniale spørgsmål på selve dagen. Hvem har ikke prøvet at sidde og tænke ”Nu skal jeg spørge om noget” uden at komme frem til et spørgsmål.

Også her kan en ordstyrer/konferencier være god, da det er en del af opgaven at sikre spørgsmål.

Den tidskrævende pause

Afhængig af arrangementets længde kan det være relevant at overveje en pause. Husk dog på:

  1. For det første tager det ALTID længere tid at komme ind og ud. Så en fem minutters pause kan meget sjældent lade sig gøre.
  2. Aldrig sig ”Vi starter om femten minutter”. For når det er sagt kan folk aldrig huske hvad klokken var da det blev sagt. Så er klokken 17:15 så sige ”Vi starter igen 17:30.

Det er selvfølgelig bare praktik, men kan hjælpe jer til et godt arrangement!

foredragsportalen_naar_emnet_er_vigtigt